Materi Tentang E-mail

Kamis, 16 Oktober 2014

E-mail (Electronic Email)

A. Sejarah E-mail

E-mail sejauh ini merupakan aplikasi paling populer di internet. Hampir semua orang, khususnya pengguna internet, menggunakan fasilitas tersebut.

Dimulai pada tahun 1968, di sebuah perusahaan yang bernama Bolt Beranek and Newman (BBN). Perusahaan tersebut di sewa oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, untuk membuat sesuatu yang disebut sebagai ARPANET, yang sekarang ini dikenal sebagai internet. ARPANET sendiri adalah kependekan dari Advanced Research Projects Agency Network. Tujuan dari perusahaan ini adalah untuk membuat sebuah metode komunikasi yang diterapkan di dunia militer dan institusi pendidikan, agar masing-masing dari mereka bisa saling berkomunikasi.

Pada tahun 1971, seorang pakar teknik bernama Ray Tomlinson yang menandatangani proyek yang disebut SNDMSG. Proyek tersebuat bukanlah sebuah program baru, karena kenyataannya sudah ada selama bertahun-tahun, bahkan saat itupun sudah dianggap primitif. Maksud dan tujuannya adalah agar antar pengguna mesin yang sama, memungkinkan untuk bisa saling berkirim pesan. Mereka bisa membuat file teks yang kemudian dikirim ke kotak surat (mailbox) pada mesin yang sama.

Sebuah mailbox surat hanya berisi file teks. Pada file tersebut dapat ditambahkan data, tetapi tidak menghapus atau mengubahnya. Nama mailbox-nya tak lain adalah nama dari file teks itu sendiri.

 

Berkembang Pesat

Sejak saat itu, pengguna e-mail tumbuh dengan cepatnya. Kenyataan membuktikan bahwa sekitar dua tahun kemudian, 75% dari seluruh traffic ARPANET berisi e-mail.

Satu dari generasi awal program e-mail besar yang banyak digunakan secara luas oleh umum adalah Eudora. E-mail client pertama kali ini ditulis oleh Steve Dorner pada 1988. Saat itu dia bekerja di Unuversitas Illinois di Urbana-Champaign. Dan nama Eudora diambil dari seorang pengarang Amerika yang sudah meninggal, Eudora Welty.

Eudora adalah e-mail client pertama yang menyediakan tampilan grafik. Pertama kali muncul, bisa digunakan secara gratis. Tetapi setelah dibeli oleh Qualcomm pada tahun 1994, Eudora menjadi produk yang komersial.

Seperti kebanyakan aplikasi di web, Selama bertahun-tahun Eudora merajai, tetapi dengan cepat digeser oleh kedatangan e-mail client baru dari Netscape dan Internet Explorer. Kedua e-mail client baru tersebut menjadi sangat populer, bukan lantaran lebih baik dari Eudora, melainkan karena disediakan secara cuma-cuma oleh browser web-nya.

Dan berdasarkan data yang dulu pernah dilaporkan oleh Forrester Research, bahwa lebih dari setengah penduduk Amerika menggunakan e-mail rata-rata setengah jam per harinya. Badan peneliti tersebut mengklaim, 87 juta penduduk Amerika adalah pengguna e-mail yang aktif.

Persaingan ketat

Pada tahun 1995, perusahaan web yang tidak didukung apapun kecuali dari penjualan iklan, tetap masih bisa bertahan. Dan jumlah traffiic sangat berpengaruh pada penjualan iklan tersebut.

Untuk menarik perhatian dari para pengiklan, bagaimana pun, perusahaan-perusahaan web mail tersebut harus menarik kritik-kritik dari para pengguna. Dan waktunya cukup tepat : permintaan yang tinggi untuk e-mail account pribadi, upaya nekat untuk mengakses e-mail dari kantor, dan ketertarikan dengan kesederhanaan sistem, maka orang dengan senang hati akan menyisihkan waktunya untuk mengisi lembaran isian registrasi online, untuk mengamankan e-mail gratis mereka.

Dan lagi-lagi berdasarkan Forrester Research, pada pertengahan 1997, sekitar setahun setelah diperkenalkannya web mail gratisan, jumlah total pendaftarnya mencapai angka 10 juta.

Kate Delhagen dari Forrester mengungkapkan, memang terbukti jika di depan jutaan pengguna web, yang harus ditawarkan adalah sesuatu yang gratis, karena bagaimana pun keuntungan tetap akan diraih.

Segala sesuatu hampir berjalan sesuai yang direncanakan. Jumlah pendaftar meledak, infrastruktur web berkembang, dan modal pinjaman terus mengalir. Tetapi sumber penghasilan seolah tidak mau kompromi.

Para pengiklan meragukan e-mail sebagai tempat mereka, karena perhatian para pengguna e-mail hanya tertuju pada pesan-pesannya saja, bukan pada iklan. Maka, dari sinilah mulai adanya pemikiran untuk membuat spam (junk e-mail) sebagai marketing tool, yang menodai reputasi e-mail.

Belum ada setahun setelah terjadi guncangan terhadap bisnis mereka, perusahaan-perusahaan e-mail gratisan melakukan valuasi besar-besaran. Yahoo! membeli sebanyak satu juta pelanggan Fourl 1 senilai US$ 93 juta pada Oktober 1997. Microsoft membeli 9 juta pelanggan Hotmail senilai US$ 400 juta, dan Lycos membayar senilai US$ 133 juta untuk sejumlah 10,6 juta pelanggan WhoWhere.

Pergerakan dari perusahaan yang telah mantap untuk menawarkan web mail gratisan menjadi kabar buruk. Pelopor layanan online, Juno, meluncurkan versi web dari layanan e-mail gratisannya. Bahkan Qualcomm pun mengeluarkan versi web mail gratisan dari software Eudora pada Desember 1997.

B.  Pengertian E-mail

E-mail (Electronic Mail) adalah fasilitas yang digunakan sebagai sarana untuk mengirim dan menerima surat elektronik (e-mail) kepada dan dari pemakai komputer lain yang terhubung di internet, selain itu mengirim surat dapat menyertai file sebagai lampiran (attachmant). Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa keuntungan.Antara lain, dengan menggunakan email surat, informasi yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain. Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah gmail.com, yahoo.com, plasa.com dll.

C.  Jenis-Jenis E-mail

1. E-mail Berbasis Web

E-mail ini merupakan e-mail yang ditawarkan berbagai situs seperti YAHOO, HOT MAIL, LOVEMAIL,dan lain-lain.E-mail ini disediakan secara gratis oleh sebuah web site untuk menarik pengunjung, karena masih dalam layanan WWW, maka untuk mengakses e-mail ini kita memerlukan web browser.Ciri-ciri e-mail ini adalah :

a. Gratis

b. Dapat diakses melalui web browser

c. Membaca dan mengirim e-mail harus dalam keadaan online.

2. E-mail POP 3

Jenis e-mail ini bagi yang berlangganan ISP dapat menggunakan e-mail ini.Ciri-ciri e-mail ini:

a. Ada yang membayar dan ada yang gratis

b. Membaca e-mail dapat dilakukan secara offline

c. Dapat diakses melalui program aplikasi e-mail client.
d. Kelemahan e-mail ini adalah tidak bisa mengecek e-mail dari sembarang tempat.

3. E-mail Forwarding

E-mail ini merupakan layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang dikirimkan kepadanya ke account e-mail yang lain.Ciri-ciri e-mail ini adalah :

a. Kita dapat menyembunyikan e-mail yang sesungguhnya

b. Kita bisa tidak memberi tahu e-mail yang baru.

• Langkah-langkah membuat e-mail :

1. Kita buka program mozilla

2. Kita membuka default yahoo.com

3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik "Sign Up"

4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap 

5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita 

6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email.

            7. Beri tanda centang pada pernyataan " I Agree"

8. Klik "Submit"

9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo.com

       Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan. Dengan cara, :

• Buka email kita
• Klik compose atau tulis 
• Sebelumnya kita tulis subject dan untuk siapa email itu akan dikirim. Dalam tampilan compose terdapat "CC" yang berarti alamat tambahan  
• Klik attachment file bila kita ingin melampirkan file
•  Setelah muncul tampilan attachment file, kita pilih file mana yang akan kita lampirkan 
• Klik attac file 
• Klik continue message 
• Klik Send.

Beberapa email yang terkumpul dalam suatu group disebut mailing list. Untuk dapat mengirim email kita harus mempunyai account email/alamat email yang digunakan untuk mengirim dan menerima email.

D. Manfaat Email

Ditemukannya internet sungguh-sungguh luar biasa. Kita bisa menghemat waktu, tenaga dan uang untuk bertukar informasi dengan rekan-rekan kita di bagian belahan dunia yangtidakbisaterjamahdenganmudah.
Bahkan dengan surat elektronik ini kita bisa menggaet teman baru sebanyak-banyaknya, karena di internet kita bisa dengan mudah menemukan profile-profile baru yang kita kehendaki.
Bagi yang sudah bertahun-tahun ?mengabdikan? diri menghadapi layar monitor menatap dunia maya, pasti tidak heran kalau dia sering menerima email-email, yang berguna dan yang tidak berguna. Yang tidak berguna contohnya email iklan, bom email, email virus, email fishing (pemancing) dll. Malah terkadang kita menerima email dari orang yang kita kenal secara bertubi-tubi, padahal yang bersangkutan belum tentu mengirim email itu. Sebelum kita membicarakan tentang seluk beluk manfaat dan madlarat email dan macam-macamnya, baik kita bicara mulai dari dasar dulu, bagaimana berkirim email secara menyenangkan.
Seperti berikirim surat lewat pos, berkirim email juga punya etika.
Berikut TOP TEN etiket dalam berkirim email :

1. Hindari spam, bombing.

 Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Sedang email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh.
Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.
Kenapa? Karena orang yang dikirimi email akan merasa jenuh. Memang kita kadang menyangka kalau orang yang kita kirimi email akan selalu merasa senang. Padahal belum tentu. Apalagi kalau isi emailnya itu-itu saja. Supaya tidak membosankan, kirimlah email lagi kalau anda sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak mengirim email. Teman anda bisa lupa.
2. Jangan memforward email tanpa diedit.

 Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidak menyenangkan.
Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.
3. Ganti judul email bila perlu. 

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua.

 Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5. Jangan tanggapi email ?TBC?.

 Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid'ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah. 

6. Jaga account orang lain. 

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading ?To? nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.
7. Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua.

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

8. Hindari kalimat singkat dalam mereply. 

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia . Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, ?oh ya?? atau ?enak ya?, ?benarkah? dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.
9. Cek ulang sebelum di “send”.

 Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol ?send? kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
10. Bersabarlah menerima balasan.

 Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

E.  Kelebihan dan kekurangan email

1. Kelebihan email :

a. Mudah

b. Cepat

c. Murah

d. Multiple send

e. Dapat mengirimkan file dalam proses pengiriman email.

2. Kekurangan email :

a. Dalam proses pengiriman komputer dalam posisi online

b. Pengiriman lampiran file hanya berwujud teks atau gambar

c. Email dapat menyebarkan virus jika tidak hati-hati

d. Pengirim harus mengingat user name dan password.
  
F.  Membalas Email.

1. Klik tombol inbox lalu klik pada bagian nama pengirim
2. Kemudian klik tombol replay.
3. Kirim email balasan dengan menggunakan tombol send.

G.  Mengelola Email.

Adapun cara yang bisa dilakukan untuk mengelola email adalah dengan membuat folder khusus dan memindahkannya kedalam folder tersebut.Beberapa hal yang harus diwaspadai ketika menerima email diantaranya:

1. Adware dan spyware merupakan program aplikasi atau bisa juga bereupa iklan yang muncul secara tiba-tiba.
2. Phishing merupakan email spam yang bertujuan untuk memancing pengguna dalam kategori kasus penipuan.

  H. MENGENAL FASILITAS E-MAIL

Beberapa fasilitas e-mail antara lain sebagai berikut :

· Inbox

Merupakan tempat menyimpan surat atau e-mail sebagai mana layaknya sebuah folder penyimpanan file di dalam komputer. Inbox dapat digunakan untuk memeriksa surat, membaca serta mengelolanya.

· Check Mail

Merupakan fasilitas link perintah untuk mencek surat – surat yang baru masuk atau membaca surat – surat lama yang berada di Inbox.

· Compose

Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat baru yang akan dikirim

· Folders

Merupakan fasilitas pengarsipan bagi surat – surat, baik surat yang telah terkirim maupun surat yang telah diterima.

· Address Book

Merupakan fasilitas untuk membuat yang menyimpan daftar alamat e-mail penting (misalnya e-mail relasi dan rekan).

· Reply

Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat balasan berdasarkan sebuah e-mail yang telah dibaca. Melalui fasilitas ini, tidak perlu lagi mengetik alamat e-mail tujuan dan judul surat, cukup mengetik pesan balasan di atas pesan yang diterima.

· Forward

Merupakan fasilitas untuk mengirim kembali sebuah e-mail yang diterima tanpa melakukan perubahan pada isi e-mail.

· Trash

Merupakan tempat pembuangan sementara di e-mail yang sudah di hapus dan tidak diperlukan lagi.

· Attachment

Merupakan fasilitas untuk menyertakan data lampiran pada pesan e-mail yang akan dikirim ( misalnya file dokumen atau foto)

· Option/Configuration

Merupakan fasilitas untuk mengatur account e-mail seperti mengubah data personal, memberi tanda identitas otomatis pada bagian akhir setiap surat, memblokiran alamat e-mail tertentu, pengubahan password dan sebagainya.

· Bulk Mail

Merupakan fasilitas tambahan yang disediakan situs-situs tertentu untuk menyaring dan menyimpan scara otomatis penerimaan e-mail baru yang dianggap tidak penting atau mengganggu seperti e-mail promosi atau sejenisnya.

· Signature

Merupakan fasilitas pemberian tanda identitas pengirim surat otomatis yang akan selalu disertakan pada bagian akhir setiap e-mail baru yang dikirim (dapat dibuat melalui fasilitas option).